Miten tilitoimiston kannattaa valmistautua tulorekisteriin?

10.04.2018 | Timo Autioniemi

Tervetuloa taas seuraamaan Tilineloset-ryhmän matkaa kohti tulorekisteriä. Jaamme kevään ja syksyn mittaan teille omia kokemuksiamme ja näkemyksiämme tulorekisterin vaikutuksista käsittelemällä aihetta eri näkökulmista. Tässä toisessa kirjoituksessa tarkastelen aihetta tilitoimiston valmistautumisen näkökulmasta.

On laskettu, että nykyisin työnantaja tekee joka ikinen vuosi peräti 60 lakisääteistä ilmoitusta tai tilisiirtoa palkkalaskentaan liittyen, vaikka käytössä olisi sähköinen palkanlaskentaohjelmisto. Yritysten hallintohenkilöstön työpanoksesta yli puolet arvioidaan tänä päivänä muodostuvan työnantajan laskenta- ja ilmoitusvelvoitteista sekä verotukseen liittyvästä toiminnasta. Tulorekisteristä työnantajalle pitkässä juoksussa koituvat hyödyt ovat moninkertaiset sen vaatimiin investointeihin ja nykyistä suurempiin henkilöstöresurssivaatimuksiin nähden.

Tilitoimistojen nykyisin käyttämät palkanlaskentaohjelmistot eivät suinkaan kaikki ole samanlaisia. Kuitenkin niiden pitää pystyä ilmoittamaan palkkatiedot automaattisesti – tai käyttöliittymäpohjaisesti – niihin integroiduista prosesseista.

Siitä, että kaikki pelaa aikanaan ilman henkilöstön turhia paineita ja ylimääräistä stressitason nostatusta kantavat vastuun ennen kaikkea ohjelmistotalot. Varmaa on sekin, että toimenpiteitä tarvitaan myös tietoa rekisteristä vastaanottavien toimijoiden päässä, yhtä lailla järjestelmien kuin prosessienkin osalta. Tämä lieneekin suurempi uhka ja riski kuin tilitoimistojen valmiuksien ajan tasalle saattaminen määräajassa.

Taakka kevenee – kilpailukyky paranee

Tilitoimistojen arjessa aikaavievintä ovat tunnetusti erilaiset verottajalle ja vakuutusyhtiöille annettavat vuosi-ilmoitukset. Kun on selvitelty useiden tilitoimistojen ydintoimintojen, palkanlaskennan ja erilaisen ilmoitustoiminnan suhdetta ajankäytöllisesti, on päädytty keskimääräiseen tulokseen, jonka mukaan ilmoituksiin aikaa kuluu vuositasolla noin viidennes ihmisten työajasta. Toki se on tähänkin saakka vastuullisesti ajateltu työnä siinä missä kaikki muukin työ. Mutta tulevaisuus näyttää tässä suhteessa kyllä hyvinkin toisenlaiselta.

Yleisesti alalla on käsitys, että tulorekisterin myötä näiden kahden edellä mainitun työn lajin välinen suhde muuttuu palkanlaskennan hyväksi, kenties melko radikaalistikin. Suurin ja näkyvin positiivinen vaikutus on siinä, että vuodenvaihteen ruuhkahuiput tasoittuvat.

Tulorekisterin syvin tarkoitus on kuitenkin työn kokonaissäästö. Hallintotaakkaa keventämällä se tuo suoranaista euromääräistä säästöä yrityksille ja parantaa siten kilpailukykyä. Laskelmia on siitäkin tehty, ja esitetyt arviot ovat miljardiluokkaa. Nähtäväksi jää, kuinka hyvin ja millaisella aikataululla ne konkretisoituvat.

Uskon, että yhä useammat pienet ja keskisuuret yritykset mitä todennäköisimmin siirtyvät uudistuksen myötä tilitoimistojen asiakkaiksi sen sijaan että hoitavat itse palkanlaskennan. Jotkut epäilevät tuomaat ovat nimittäin arvelleet raportoinnin tietosisällön paisuvan niin laajaksi, ettei sen tuottamista pystytä automatisoimaan yksittäisen yrityksen palkkahallinnossa. Tilitoimistojen onkin syytä varautua myös ottamaan vastaan uusia asiakkaita kuluvan ja tulevan vuoden 2019 aikana.

Huomio tietoturvaan

Tilitoimistojen on pystyttävä myös tunnistamaan tulotietojen osalta maksajat ja saajat. Tämä tapahtuu henkilö- ja Y-tunnusten perusteella. Ne on haettava väestötieto- ja yritystietojärjestelmistä. Yksi asia mikä niin yritysten kuin tilitomistojenkin on varmistettava sataprosentisesti on se, etteivät palkansaajien tietoja pääse tutkimaan muut kuin ne ihmiset, jotka työnsä ja asemansa puolesta ovat siihen oikeutettuja. Tähän meitä velvoittaa henkilötietolaki ja 25.5.2018 alkaen EU:n tietosuoja-asetus GDPR – GDPR:n vaikutuksiin olemmekin jo päässeet tutustumaan aikaisemmassa kirjoitussarjassa.

Tilitoimistoille pääsy rekisteriin on rajoitetusti paikallaan vaikkapa siksi, että voidaan varmistaa tietojen perillemeno oikeaoppisesti ja kunnollisesti. Meille, jotka olemme tottuneet työskentelemään vaitiolovelvollisuuden alaisina, tämä ei tuo varsinaisesti mitään uutta, mutta velvollisuuden täyttämisen vaatimus toki korostuu entisestään.
Yksi haaste, joka erityisesti tilitoimistojen pitää pystyä selättämään, ovat toimialakohtaiset erot palkanlaskennassa.

Tilitoimistoalan digitalisaation tila kohenee

Mielestäni tämä kansakunnan digitalisaation kärkihanke edistää digitalisaatiota myös laajemmin yhteiskunnassamme.  Avoimia kysymyksiä on kuitenkin vielä paljon ja ainakin seuraaviin toivoisin tyhjentäviä vastauksia. Mitä ja kuinka tilitoimistojen pitää rekisteriin ilmoittaa? Jos virheitä tapahtuu, kuinka ne korjataan? Varmaa on kuitenkin se, että muutos tuo mukanaan tarpeen järjestää lisäkoulutusta tilitoimistojen henkilökunnalle.

Sen tiedämme jo, että suositeltavinta on järjestää tietojen siirtyminen rekisteriin suoraan palkkahallintojärjestelmästä teknisen rajapinnan kautta. Käytännössä se edellyttää siis palkkajärjestelmän ja tulorekisterin välille rakennettua sähköistä yhteyttä. Jos se ei kuitenkaan syystä tai toisesta onnistu, voidaan tiedot ladata myös tiedostona palkanlaskentajärjestelmästä, tai antaa ne käyttöliittymän välityksellä manuaalisesti. Erityistapauksissa on varattu mahdollisuus jopa paperilomakkeiden käyttöön.

Ohjelmistotalojen on ollut jo viime kesästä lähtien mahdollista valmistella ohjelmistojaan rekisteriä silmällä pitäen. Parhaillaan tulorekisterihankkeessa eletään vaihetta jolloin järjestelmien toimittajat testaavat rajapintojen toimivuutta käytännön tasolla. Alkaneen vuoden aikana osa tilitoimistojen varautumista onkin ehdottomasti varmistaa järjestelmätoimittajiltaan, että muutoksen edellyttämät päivitykset tehdään taatusti hyvissä ajoin. Tällä kertaa vanha sanonta ‘parempi myöhään …’ ei todellakaan päde.

Mitä seuraavaksi?

Tässä vaiheessa on suositeltavaa laajentaa tietämystään tulorekisterin tuomista muutoksista ja suosittelenkin teille asiakkaillemme osallistumista ainakin seuraaviin Verohallinnon tulorekisterihankkeen järjestämiin verkkoseminaareihin:

– 8.5. / Tulorekisteri: Tietojen korjaaminen (tutustu webinaariin tästä)
– 16.5. / Tulorekisteri: Tunnistautuminen ja valtuudet (tutustu webinaariin tästä)

Tulorekisteri-kirjoitussarjamme jatkuu seuraavassa ”Mitkä asiat eivät muutu palkanlaskijan työssä tulorekisterin myötä?” -kirjoituksessa. Kannattaa siis jatkossakin seurata tulevia blogi-kirjoituksiamme, sillä tarjolla on erilaisia näkemyksiä Tulorekisterin vaikutuksista.

Tervetuloa seuraamaan Tulorekisteri-matkaamme Tilineloset-ryhmän blogissa.

Tulorekisteri

Kirjoittaja on Tilineloset-ryhmän hallituksen puheenjohtaja, KLT Timo Autioniemi.                                                                   Timo on digitaalisen taloushallinnon pioneeri, jolla on 40 vuoden kokemus tilitoimistoliiketoiminnasta ja yrittäjyydestä.