Mitkä asiat eivät muutu palkanlaskijan työssä tulorekisterin myötä?

20.04.2018 | Timo Autioniemi

Tulorekisteri-blogi-sarjamme on edennyt kolmanteen osaan ja tässä kirjoituksessa käsittelen tulorekisterin vaikutusta palkanlaskijan työhön.

Jos tulorekisteri on aiheuttanut palkanlaskennassa pelonsekaisia tunteina, niin ei hätää! Itse palkanlaskenta työnä ei muutu tulorekisterin takia, vaan vain ilmoittaminen muuttuu. Entiseen tapaan palkanlaskijan vastuulla on se että palkansaajan tiedot, jotka esimerkiksi verottajalle ja eläkeyhtiöille menevät, ovat oikein.

Palkanlaskija kokoaa, aivan kuin tähänkin asti, tietoa työssäoloajoista, poissaoloista, vuosilomista, lakisääteisten maksujen perusteista, palkoista ja työehdoista, sekä ylläpitää, päivittää ja käsittelee niitä. Myös palkasta tehtävät vähennykset huomioidaan entiseen tapaan. Myöskään palkkojen ja niihin liittyvien työnantajamaksujen maksaminen ei muutu tulorekisterin käyttöönoton myötä. Palkanlaskijoiden on kuitenkin oltava palkkaerien kohdennusta tulorekisterin tulolajeille tehdessään entistä paremmin ja tarkemmin tietoisia siitä miten palkka muodostuu.

Ensi vaiheessa, eli käytännössä vuoden 2019 aikana, ilmoitusmenettely ei kaikilta osilta vielä muutu. Eläkkeiden ja muiden etuuksien maksajien kohdalla siirtyminen tulorekisterin käyttöön tapahtuu vasta 2020 alusta lukien. Aluksi tulorekisterin kautta välitetään tietoa verottajalle, eläkeyhtiöille, Kelalle, tapaturmavakuutusyhtiöille sekä työttömyysvakuutusrahastolle.

Automaattinen tiedonsiirto suositeltavin tapa

Tilitoimistoille suositeltavin ilmoitustapa on ottaa käyttöön tekninen rajapinta, jolloin tietoa lähettävän ja vastaanottavan osapuolten ohjelmistot keskustelevat keskenään suoraan toistensa kanssa. Ohjelmaan viedään tulorekisterin varmenne, joka haetaan palvelua avattaessa. Tällöin tietojen ilmoittaminen eli datan siirto tulorekisteriin tapahtuu automaattisesti, ihmiskäden koskematta ja yhdenkään työntekijän tarvitsematta ajatella asiaa siinä vaiheessa. Näin vältytään myös inhimillistä erehdyksiltä ja mahdollisilta unohtamisilta, onhan tilitoimistoilla kymmenien, jopa satojen yritysten palkansaajien tietojen ilmoittaminen vastuullaan.

Tämä säästää myös luonnollisesti ihmistyötä siihenkin vaihtoehtoiseen menettelyyn verrattuna, että ilmoitukset ladataan rekisteriin sähköisen asiointipalvelun kautta tai tallennettaisiin tiedot manuaalisesti verkkolomakkeelle, mikä on mahdollista. Näin ilmoitettaessa lähettäjän on tunnistauduttava joka kerta henkilökohtaisella tunnuksilla ja ilmoittamiseen on oltava työnantajayrityksen myöntämä suomi.fi-valtuutus. Paperilomakkeella voi tietoja ilmoittaa vain erityisestä syystä.

Tiedän, että uuden ilmoittamistavan käyttöönotto, kuten ohjelmien päivitykset ja oikeellisuuksien tarkastaminen, vie oman aikansa. Jatkossa ilmoittamiseen käytetyn työn ja mahdollisiin selvittelyihin käytetyn ajan säästöt kuitenkin helpottavat vuosi-ilmoittamisen osalta. Samoin etuuksien maksajille annetut eri todistukset ja hakemukset poistuvat, mikäli tulorekisteriin toimitetaan pakollisten tietojen lisäksi täydentävät tiedot, esimerkiksi poissaolo- ja työsuhdetiedot.

Aikataulussa ollaan  

Mielestäni ohjelmistotalot ovat avainasemassa siinä, kuinka jouhevasti tulorekisterin käyttöönotto tapahtuu. Ohjelmistotalot testaavat parhaillaan – maaliskuun alusta alkaen – teknisten rajapintojen toimivuutta rekisterin ja ilmoitusten tekijöiden eli käytännössä myös palkanlaskentaa suorittavien tilitoimistojen välillä samoin kuin rekisterin ja tietoa sieltä vastaanottavien tahojen kesken. Toki käyttö tapahtuu vasta testaustiedoilla, ei oikeilla aineistoilla.

Tulorekisterihankkeesta viestitetään, että aikataulussa ollaan. Tämä on hyvä uutinen ja tulorekisteri pääsee varmasti aloittamaan toimintansa vuoden 2019 alusta, niin kuin on suunniteltukin.

Tulorekisteri koskee myös yksityishenkilöitä

On hyvä muistaa, että tulorekisterin käyttö koskee ensi vuoden alusta lähtien myös kaikkia yksityisiä kotitalouksia, jotka palkkoja maksavat.

Ilmainen tietoverkosta löytyvä palkanlaskentaohjelma palkka.fi (tutustu palveluun tästä) soveltuu erityisesti kotitalouksille, jotka maksavat palkkoja remontoijille ja muille tilapäisesti töitä tekeville. Ohjelma helpottaa ja varmistaa sen, että kaikki velvoitteet tulevat oikein suoritetuksi. Toki sitä voivat käyttää myös pienet yritykset, varsinkin ne, jotka maksavat silloin tällöin ilmoitettavia eriä.
Tulorekisteristä on hyötyä myös tulonsaajille, sillä he voivat jatkossa tarkastella omia tietojaan reaaliaikaisesti, kun he saavat tulorekisteriin oman näkymän.

Summa summarum

Olen tässä kirjoituksessa pyrkinyt osoittamaan, että palkanlaskijan työhön tulorekisteri ei tuo radikaalia muutosta, vaan päinvastoin se tuo selkeyttä ja helpoutta. Ennallaan pysyy myös palkanlaskijan ja tiitoimiston asiakkaan välinen yhteydenpito ja kommunikaatio, siihen ei tule muutoksia tulorekisterin myötä.

Jos sinusta tuntuu, että kaipaat vielä lisätietoa tulorekisteristä ja sen vaikutuksista, niin me Tilinelosilla neuvomme aiheesta mielellämme. Voit ottaa yhteyttä suoraan minuun tai lähettää kysymyksesi Tilinelosten yhteydenottolomakkeen kautta: https://tilineloset.fi/ota-yhteytta/

Tulorekisteri

 

Kirjoittaja on Tilineloset-ryhmän hallituksen puheenjohtaja, KLT Timo Autioniemi. Timo on digitaalisen taloushallinnon pioneeri, jolla on 40 vuoden kokemus tilitoimistoliiketoiminnasta ja yrittäjyydestä.